会社勤務でwebデザイナーが仕事をする際には、クライアントとの打ち合わせなどはあるにしても、受注する金額やそのサイト制作が完了した段階で会社が発行する請求書とは無縁です。営業マンであればそのサイト制作の受注金額を知っていますし、時にはwebデザイナーも知ることがあるでしょう。しかしそのための請求書は、会社の経理会計担当者あるいは経営者が発行します。
ですから、webデザイナーは請求書の正しい書き方をあまり知りません。会社勤務であれば知らないで済みますが、これが個人でフリーとしてサイト制作などをおこなった場合は、そのwebデザイナーが請求書を発行しなければなりません。さあ、一体請求書はどのように書けばいいのでしょうか。一番簡単なのは市販の請求書を使うことです。これは複写式になっていて、手書きで書くようになっています。しかし、少なくともIT関連の仕事をしているwebデザイナーなのですから、請求書も手書きではなくパソコンで作りたいですね。またそのほうが癖字や書き間違いがなくなり、受け取った側にも好印象を与えるものです。
では個人のwebデザイナーが発行する請求書とはどのようなものかという例をあげてみます。これはテンプレートデータにしておけば使い勝手が良くなるでしょう。つまり請求書の一部のデータを書き換えるだけで、どのクライアントにも使えるフォーマットを準備しておくのです。
請求書は、A4サイズを基本にしましょう。これはファイリングを考えてのことです。最初は用紙の中央上部に請求書と大きく書きます。その右下に請求書の発行年月日を書きます。今度はその左下に大き目の字でクライアント名を書きます。末尾は御中とします。
さらに、その右下に自分の名前あるいは屋号と住所・電話番号・FAX番号を書きます。ここまででそれが請求書であり、いつ誰が発行してどこ宛てなのかが分かります。これだけでもいいのですが相手に好印象を与えるために一文をそえましょう。
例えば「毎度お引き立てを賜り誠に有難うございます。下記案件について、下記の通りご請求を申し上げます」などです。次にその下の左に件名と請求金額を大き目の字で書きます。たとえば件名はウェブサイト制作料、ご請求金額:○○万円などです。その下に中央揃えで項目、単価、数量、金額を記しますがこれは罫線の箱書きにします。合計金額と消費税を記入して最後にご請求金額合計(税込)とします。さらに左下に、お支払先として、振り込んでもらう金融機関名、支店名、口座の種類と口座番号、口座名義の氏名(屋号)を書きます。
これを一度つくっておけば、どのような請求書でも内容を変更するだけで済みますし、記録としてパソコンに保存しておけます。
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IT・デザイン・クリエイター向け求人サイト、グラフィカルジョブのライターです。デザイン業界に関する皆さんの疑問にお答えできる記事を投稿していきたいと考えています。
